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やって良かった!と思う整理整頓№1は保険書類の整理~いざという時、家族もすぐ見つけ出せる状態に!

こんにちは、5歳と1歳の男の子をワンオペで育てるNamiです!

昨年、NHK総合「あさイチ」でお馴染みの(と言っても私は見てませんが・・)スーパー主婦であり整理収納アドバイザーの井田典子さんの「モノと時間と心の整理」講演を

近所で聞ける機会があったので行ってきました。

そこで学んだいくつかの整理整頓術の中で、実際にやってみて「これは便利!やって良かった」と思うもの№1が保険書類の整理です。

結婚後、家族が増え、家を購入するというタイミングで向き合う機会が多くなった保険書類。

これまでは保険屋さんに貰った仰々しい高級そうなファイルに書類一式入れていましたが、

A4ファイルより無駄に一回り大きくて、重くて、本棚から取り出すのが億劫、ファイルを開いても書類が多くて探索するのに一苦労で

年に一度届く「契約内容の確認」書類ですらそれを整理するのに腰が重くなっていました。

 

我が家では書類の管理を担当している私ですらこの状態では

普段書類整理に関わっていない夫がいざという時に書類にアクセスできるのか?とうすうす危機感を持っていました。

いざという時のために生命保険や火災保険など、高い保険料を払っているのに

そのいざという時に保険金を請求しそびれてしまっては元もこもありません。

 

保険書類の「ファイルが重い」「書類が多い」「何の書類か分からない」を整理すると

そんな危機感もすっかり払拭され、保険の見直しや定期的に行っている家計の資産確認の作業もすごく楽になりました!

この記事では保険書類の整理・管理方法について、整理収納アドバイザー井田典子さんのオススメ管理方法と

それを踏まえて我が家で使っているおススメグッズについて紹介します!

保険関連の膨大な書類の中で本当に必要なものっては実は「1契約1枚」だけ

保険書類に不慣れな人が陥る状況・・・

保険に加入すると、保険内容のパンフレット、設計書、告示書の控、約款、保険証券、保険金申請時の申込書等々・・・いろんな書類がたくさん渡されますよね。

しかもすべて膨大な量の文字に専門用語のオンパレード。

日常的に見る書類ではないので、なかなか慣れることもないですし、契約直後ならまだしも、久しぶりに保険書類に向き合う時の疲労っていったらもう。。。

そして

何の書類なのかいまいち分からない=どれが重要でどれが捨てて良い書類なのか分からない

とりあえず全部保管

数年後、数十年後かに、保険を使う場面が来た時にはどれを見ればいいのかますます分からない(もはや存在すら忘れている可能性も)

となりそうです。

必要な書類、あれば便利な書類、捨ててもいい書類を把握する

必要な書類

◇保険証券

絶対なくしちゃダメ。火災・自然災害で避難するときにもすぐに持ち出せる状態にしておく。

あれば便利な書類

◆保険のパンフレット

契約内容については保険証券にすべて書かれているのですが、専門用語の意味が分からない!という人は

パンフレットにイラストや用語の解説が記載されているので、見直しを検討するときなどに取っておくと便利です。

◆設計書

私は家計の資産確認の為に「貯金簿」をつけているので、年1回、解約返戻金の額(予定額)を確認するために取っておいています。

◆告示書の控

何かトラブルがなければ二度とみることのない書類ですが、中には告示書を改ざんされていたことにより本来であれば受け取れる保険金が受け取れず不利益を被ったなどという事例もあるようですので念のため保管。

捨ててもいい書類

〇約款

保険会社が法的に渡す義務がある書類なだけで、保険金の申請時にも不要。

保管していても二度と見ることはない書類・CD-ROMだな・・とは思っていましたが、

何か気になることがある時は保険会社へ問い合わせた方が早いので、貰ったらすぐ捨ててしまって良いものと聞き、納得して捨てました。

 

〇保険金申請時の書類

実際に保険金の申請を行ったことがありますが、手元に申請書があってもまずは保険会社に問い合わせ。

保険金の対象となるかの確認、必要書類(損害保険の場合は写真など)の確認が必要なので、

問い合わせることなく申請書をいきなり送ることはまずないと思います。

申請書のフォーマットも時代とともに変わると思うので、必要な時(保険会社への問い合わせのついで)に入手すればいいと思い捨てました。

 

いざという時に「必要な書類」だけをすぐに持ち出せる状態にしておく

上述した「必要な書類」、「あれば便利な書類」をひとまとめにしてしまうと、重いファイルが出来上がります。

いざという時に、カバンにさっと入れて持ち出すにはかなり嵩張りますよね。。。

保管するときのポイントはこちら!

◆「保険証券(必要な書類)」だけをまとめた小さいファイル
◆「あれば便利な書類」だけをまとめたA4ファイル
実際、持ち出すようないざという時ってほとんどないと思いますが、、、
「保険証券」だけをひとまとめにしたファイルは意外と便利で、嬉しい副作用がたくさんあります!

我が家のオススメグッズと保険書類の管理方法

我が家の保険書類用のファイル

井田さんのオススメは長財布サイズの蛇腹ポケットのファイルに

保険証券を3つ折りにして1契約1ポケットにしまうというもの。

・・・確かにコンパクトですが、、、

これだと保険の内容をちょっと確認したい時や、見直しを検討する時に

いちいち3つ折りを広げるのは面倒だなと思いました。

(実際、持ち出す機会ってそうそうないし・・・)

 

なのでLoft等で何か丁度いいファイルはないかな~と探し、

(青)A4クリアポケットファイルに「あれば便利な書類」を、

(白)A4書類を二つ折りにできるファイルに「保険証券」を分けて保管することにしました。

※白はお店に5ポケットのものしか無かったので、2冊になってしまいましたが、10ポケットのものもあると分かったのでそのうち1冊に集約したいと思います><

これで「ファイルが重い」「書類が多い」が解消されました☆

保険証券の保管にオススメ!A4二つ折りファイル「COMPACK」

このファイル、ちょっと内容を確認したい時の閲覧も楽+持ち出しも容易!と一石二鳥のファイルで

保険証券の保管用にめちゃめちゃオススメです!

KINGJIM 「COMPACK」
カラー:6色
サイズ:A4二つ折り 高さ241×幅168
価 格:【15ポケット】700円(税別)、【10ポケット】600円(税別)、【5ポケット】500円(税別)
Amazon15ポケット】549円、【10ポケット】436円、【5ポケット】364円です

いざ整理開始!ラベルをつけて『誰の』『何の』保険なのかが一目瞭然に!

「何の書類なのかが分からない」を解消するためにもうひと踏ん張りです!

めったに見ない書類なので、書類のタイトル・被保険者を見て『誰の』『何の』保険なのかを判別するのって

結構煩わしくて書類にアクセスするまでに時間を要してしまいます。

そこで・・・

 

①1ポケットに1契約分の書類
②ポケットの右上に『誰の』『何の』保険かラベルを付ける

「パパ 生命保険」「ママ 生命保険」「家 火災・地震保険」「ママ 生命保険(教育費用)」とラベルを付けると

書類を探すとき、保険を見直すときにとっても楽になります。

ラベルは「あると便利な書類」ファイル、「保険証券」ファイル用に、同じものを2枚つくって貼っています。

 

年1度の書類入替

年に1度、「契約内容の確認」の書類が郵送されてきます。

これは「あれば便利な書類」ファイルに保管しますが、その時のポイントがこちら

昨年分は処分して、最新のものだけを保管 → 書類を増やさない!
ファイルが太っちょになっていくのを防ぎましょう。

保険証券だけをまとめたファイル、ほんとに便利です!!

火災や災害時に避難する時もこのコンパクトなファイルだけ持ち出せば大丈夫。

夫には、「私に万が一のことが起きたら、保険証券のファイルを開いて、保険会社の問い合わせ先に連絡したらあとは窓口の人の質問に答えれば大丈夫!」

と置き場所とともに説明したところ、「分かりやすい!」と好反応。

そして何より私の管理が楽になりました。

保険の契約本数もぱっと分かるし、ちょっと確認したいことがあるときは保険証券の方を見ればほぼ解決するので

「あれどうだったかな・・・」と思い立ってから、書類を確認して解決するまでの時間と精神的負担(笑)がかなり改善された気がしています。

 

以上、保険書類の保管・管理方法についてのご紹介でした!

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